Подтверждение бронирования отеля: Образец подтверждения бронирования отеля для визы

Образец подтверждения бронирования отеля для визы

• Как самостоятельно спланировать путешествие
• Готовые идеи путешествий
• Календарь мероприятий
• Наш блог
• Новости и акции

>

Подтверждение бронирования отеля, хостела или квартиры  (для визы)

Для рассмотрения вопроса о выдаче туристической визы все Посольства запрашивают информацию об условиях вашего проживания зарубежом. Подробнее о визах читай раздел Визы. Вариантов может быть несколько:

1. Приглашение от граждан принимающей страны — если вы едете к родственникам или близким друзьям
2. Туристическая путевка или ваучер — если вы едете от туристической фирмы (вопросом занимается представитель турфирмы)
3. Подтверждение о бронировании проживания — если вы путешествуете самостоятельно.

Подтверждение бронирования

 — специально уведомление о резервации проживания (ваучер), направляемое туристу на фирменном бланке организации в электронном виде или по факсу. На этом бланке должны быть указаны все реквизиты гостиницы/ апартаментов/хостела и контактная информация, включая телефон. Сотрудники посольства могут проверить легитимность организации, а также действительность вашего бронирования.

Зачем нужно подтверждение бронирования отеля? Выдавая вам визу, представители посольства хотят удостовериться, что вам есть где остановиться во время поездки. Несколькими годами ранее, сотрудники Посольства требовали подтверждения оплаты проживания. Сейчас требования несколько мягче, достаточно только подтверждения о бронировании жилья.

В списке документов на получение визы, который взят с официального сайта посольства или визового центра, внимательно прочитайте требования к подтверждению. Возможно, в списке будет указано конкретное требование к письму о проживании. При возникновении вопросов, всегда можно написать на электронный ящик посольства, указанный на сайте.

Если вы бронировали проживание на одной из популярных площадок бронирования (booking. com, hrs.com, eurobookings.com, agoda.ru, hostelworld.com, hihostels.com и прочие), достаточно распечатки подтверждения бронирования, полученного по почте.

Не забудьте указать фамилии гостей (т.е. вас) при бронировании. Имена нужно указывать латиницей как в загран паспорте.

Если бронирование проживания в отеле или апартаментах было напрямую, то данное подтверждение необходимо запросить по электронной почте. В разделе контакты находим электронный адрес менеджера гостиницы/хостела или хозяина апартаментов и пишем запрос.

Приведу пример запроса на русском, а потом в переводе на самые распространенные языки Европы: английском, немецком, итальянском.

Свои имена необходимо писать латиницей точно как в загранпаспорте.

По-русски текст вашего письма следующий:

Уважаемые Господа,

Я забронировал ваши апартаменты (номер в отеле/3 места в хостеле) с дд.мм.гг по дд.мм.гг на ___ ночи.

Имена гостей:

Иванов Иван

Петрова Петя

Сидорова Сида

Пожалуйста, подтвердите бронирование отеля с указанием наших имен по факсу/на e-mail: +38(044) xxx-xx-xx/ xxxx@xxx.

Это подтверждение необходимо для посольства Германии/Франции… в Украине.

С уважением,

Ваше имя

Пример запроса на английском языке:

Dear Sirs,

I’ve booked your apartment (a room in your hotel/3 beds at your hostel) from dd.mm.yy to dd.mm.yy for __ nights.

Names of guests are:

Ivanov Ivan

Petrova Petya

Sidorova Sida

Please confirm this booking with our names via fax/e-mail: +38(044) xxx-xx-xx/ xxxx@xxx.

This confirmation letter is necessary for the German/French… embassy in Ukraine.

Best regards,

Your name

Пример запроса на немецком языке:

Meine Damen und Herren,

Ich habe ein Apartment für Sie reserviert (ein Zimmer im Ihren Hotel/3 Betten im Ihren Hostel) Von… dd.mm.yy bis… dd.mm.yy  für ___ Nächte.

Namen von Gästen sind:

Ivanov Ivan

Petrova Petya

Sidorova Sida

Bestätigen Sie bitte diese Reservierung mit Unseren Namen durch Fax/E-mail: +38(044) xxx-xx-xx/ xxxx@xxx.

Dieses Bestätigungsschreiben ist nötig für Deutsche/Französishe Botschaft in der Ukraine.

Mit freundlichen Grüssen

Ihre Namen

Пример запроса на итальянском языке:

Cari Signori,

Ho prenotato il vostro appartamento ( una stanza nel vostro albergo/3letti al vostro albergo)

Da _ a_ per_ notti.

Nomi dei clienti sono:

Ivanov ivan

Petrov Petya

Sidorova Sida

La prego di comfermarmi questa prenotazione con i nostri nomi via fax/e-mail:+38(044)XXV

Questa lettera di conferma e’ necessaria per l’ambasciata tedesca/francese in Ucraina.

Vi ringrazio,

Tuo nome.

Обычно в течении дня-двух вы получаете подтверждение.

Если подтверждение не получено, необходимо отправить письмо повторно либо позвонить. Если и после этого подтверждение не пришло, рекомендуем поменять отель. Подобная практика запросов очень распространена и явное игнорирование просьб клиента должно вас насторожить: «а может там шарашкина контора?».

В исключительных случаях сотрудники посольства могут потребовать полностью оплатить проживание на время вашей поездки. Такое требование может возникнуть, если есть сомнения в вашей платежеспособности, а именно: недостаточно подтвержденный официальный доход (низкая официальная зарплата). В общем-то, сотрудники посольств в праве запрашивать дополнительно любые документы без аргументации. Вы можете столкнуться с такими запросами, если у вас, к примеру, первая виза в паспорте.

В нашей специальной статье «65 лучших мобильных приложений для путешественников» вы найдете полезные программы для смартфонов или планшетов, с помощью которых сможете подобрать и забронировать лучшие отели, гостиницы, апартаменты или хостелы.

Если вам понравилась или оказалась полезной эта статья, лайкните ее и поделитесь со своими друзьями!

Подтверждение бронирования номеров в гостинице

26 августа 2010 | 16:32

Подтверждение бронирования — резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т. д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие

реквизиты гостиницы.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т. п.), но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить потенциальным клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять эти условия.

Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.

Клиенты, желающие особой подготовки номера к заезду в отель, должны сообщить: способ оплаты; имя гостя; имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис; подробное описание необходимого: если подарки — то какие, если нужна открытка — то какого содержания и т.

 д. Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reservation) либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода).
   Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.
2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах РФ, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени — французский, испанский и другие языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанного в письме-заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом по факсу в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ «ОК» на специальном бланке-рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ «Error» или «Poor line condition» (ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными).
4. Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

www.mygel.ru

В начале ↑ «Оглавление»
Позади ← «Типы бронирования номеров в гостинице&raquo
Впереди → «Собеседование в иностранной компании&raquo

Письмо-подтверждение бронирования отеля

Подтверждение бронирования — это подтверждение, данное отелем гостю в связи с его запросом номера, а также личные данные, указанные при бронировании.

В письменном подтверждении излагаются намерения обеих сторон и подтверждаются важные пункты соглашения, такие как имя, дата прибытия, отъезда, количество проживающих гостей, стоимость номера, тип забронированного номера, количество номеров, информация о встрече, информация о внесенном залоге. , детали пакета и т. д. Подтвержденное бронирование может быть как гарантированным, так и негарантированным.

Подробная информация о письме-подтверждении извлекается из записи о бронировании и обновляется вручную или вводится автоматически с помощью PMS, используемой отелем, в специально разработанную форму подтверждения бронирования.

В письме-подтверждении также могут быть указаны правила отеля в отношении отмены бронирования и незаезда. А также о сборах за удержание, стандартное время заезда и выезда в отель, сборы за раннее утро/ранний заезд, а также сборы за поздний выезд.

Существует множество различных типов и форматов писем-подтверждений; ниже вы можете увидеть и скачать несколько образцов для того же самого.

Скачать образец подтверждения бронирования Форматы:

Образец подтверждения бронирования 1 ⇓

Образец подтверждения бронирования 2 ⇓

Образец подтверждения бронирования 3 ⇓

90 002 Образец подтверждения бронирования 4  ⇓

Образец подтверждения бронирования 5  ⇓

Образец подтверждения бронирования 6  ⇓

Образец подтверждения бронирования 7  ⇓

Образец подтверждения бронирования 8  ⇓

Образец подтверждения бронирования для ребрендинга отеля

Образец подтверждения бронирования Формат HTML 

---

Шаблон подтверждения бронирования 1

 

Номер подтверждения:

Уважаемый (имя гостя с приветствием),

 

Спасибо, что выбрали [название отеля]. Мы рады подтвердить ваше бронирование, как указано ниже:

900 64

 

9 0063

Название компании
Имя гостя(ей)
Количество гостей
Количество номеров
Дата прибытия
Дата отъезда
Информация о рейсе/время прибытия
Время вылета
Трансфер из аэропорта
90 002 Категория номера Номер оценка

 

Действующие правила требуют от жителей Индии предъявить удостоверение личности во время регистрации. . Удостоверением личности могут быть водительские права гостя, паспорт или удостоверение личности избирателя.                           

• За выселение после 16:00 взимается плата, как и за все прибытия до 08:00, которые оплачиваются, начиная с предыдущей ночи.
• Вышеупомянутый тариф за номер применяется за номер в сутки. Налоги, плата за обслуживание и другие сборы являются дополнительными, где это применимо. В стоимость номера не входит трансфер от/до аэропорта. Тем не менее, если вам потребуется какое-либо содействие для того же, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
• Гарантированное бронирование номера, не отмененное за 48 часов до прибытия, повлечет за собой удерживаемый сбор, эквивалентный тарифу за одну ночь проживания. В случае отмены до 48 часов сохраните номер отмены, чтобы не взималась плата за удержание.
• Гостей просят оплатить счета непосредственно при выезде. Мы не в состоянии принимать личные чеки, и возможность подписания распространяется только на те корпоративные счета, которые имеют кредитную линию в соответствующем отеле.
• Предварительная информация о номере для курящих или некурящих позволит нам предоставить его в приоритетном порядке при наличии возможности.

Приведенная ниже информация применима только к групповым бронированиям.

Порядок отмены группового бронирования следующий:  

• При отмене бронирования в течение 60 дней с момента подтверждения плата не взимается.
• Бронирование, отмененное через 60 дней после подтверждения, будет взиматься плата за удержание в течение одного дня для всех подтвержденных номеров.
• При отмене номеров за две недели до конференции взимается полная удержание за весь период бронирования.

 

С уважением,

Имя агента по бронированию

---

Образец письма с подтверждением бронирования отеля Изображение

---

 

Электронное письмо с подтверждением бронирования для бронирования отеля

Что такое электронное письмо с подтверждением бронирования отеля?

Электронное письмо с подтверждением бронирования — это электронное сообщение, которое администрация отеля отправляет гостям, чтобы убедиться, что их бронирование номера принято. Электронное письмо с подтверждением бронирования отеля имеет решающее значение и должно быть отправлено сразу после того, как гость завершит бронирование. Мгновенность говорит об основной цели письма — убедить гостя, что он получит то, за что только что заплатил. По сути, электронное письмо с подтверждением должно содержать забронированный номер, выбранные даты и уплаченную цену.

Электронное письмо с подтверждением бронирования отеля служит записью, к которой гость может легко получить доступ в течение недель, дней и часов, предшествующих заселению. В идеале он должен предлагать инструкции о том, когда и как добраться до отеля. В нем должны быть перечислены любые дополнительные услуги — завтрак, ужин, парковка, поздний выезд — которые они могли добавить к своему бронированию. Он должен сообщить гостю, как он заплатил и какой кредитной картой он платит.

Короче говоря, электронное письмо с подтверждением бронирования отеля — это запись о бронировании, предназначенная для обеспечения спокойствия гостей, хотя, как мы увидим ниже, это может быть гораздо больше.

В этом блоге у нас есть полное руководство по электронным письмам с подтверждением бронирования — их назначение, их потенциал и как написать хорошее письмо.

Почему электронное письмо с подтверждением бронирования важно для отелей

Электронное письмо с подтверждением бронирования отеля выполняет, казалось бы, простую функцию: подтверждение бронирования. Но относиться к этому важному сообщению с такой упрощенной точки зрения — значит упускать множество возможностей.

Электронное письмо с подтверждением бронирования отеля может быть так же важно для отеля, как и для гостя, поскольку оно представляет собой прекрасную возможность связаться с вашими гостями и показать им, что представляет собой ваш отель. Это возможность произвести незабываемое первое впечатление; тот, который приведет к повышению удовлетворенности гостей, лояльности к бренду и большему количеству бронирований отелей в будущем.

Электронные письма с подтверждением также могут помочь в управлении. Они образуют запись, к которой могут получить доступ как вы, так и ваши гости, что может внести ясность в изменения, отмены или модификации бронирования. Каждое из этих событий требует еще одного подтверждения по электронной почте, что снова дает вашему отелю возможность произвести впечатление.

Части электронного письма с подтверждением бронирования отеля

Что вы должны включить в электронное письмо с бронированием отеля? Вот несколько ключевых элементов, которые должны включать в себя хорошее электронное письмо:

• Подробная информация о бронировании/краткая информация о бронировании: После прохождения вашего (надеюсь, простого и интуитивно понятного) процесса онлайн-бронирования электронное письмо служит подтверждением всех наиболее важных деталей бронирования, включая даты, гостей, тип номера и цену.
• Номер бронирования: Каждое электронное письмо с подтверждением должно содержать ссылочный номер, который гость может указать, чтобы проверить бронирование и внести изменения, если это необходимо.
• Информация об отеле: Где ваша гостиница? Как туда попадают гости? Где они паркуются? Каковы часы приема? О каких правилах следует знать гостям до прибытия?
• Инструкции по регистрации заезда/отъезда: Когда гость может зарегистрироваться и что ему нужно знать о процессе регистрации?
• Информация об оплате: В подтверждении должна быть указана общая уплаченная стоимость, разбивка этой цены, включая все соответствующие налоги, и способ оплаты, включая использованную кредитную карту.
• Дополнительные удобства и услуги: Вы должны указать любые дополнительные услуги, которые забронировал гость, но вы также должны воспользоваться возможностью, чтобы включить дополнительные услуги, которые они могут захотеть включить в : еду и напитки, спа-процедуры, частную парковку, экскурсии. и т. д.
• Персонализация и брендинг отеля: Сразу должно быть понятно, откуда пришло подтверждение. Продемонстрируйте свой логотип и фирменные цвета и не бойтесь показать немного индивидуальности в тексте.
• Призыв к действию (CTA): Что бы вы хотели, чтобы ваш гость сделал после прочтения этого письма? Теперь, когда они заблокированы на время, вы можете воспользоваться возможностью увеличить объем продаж или перекрестных продаж или улучшить их опыт, предлагая контент для привлечения потенциальных клиентов, такой как блоги и загружаемые руководства, о местности.

Как написать электронное письмо с подтверждением бронирования

• Шаг 1: Перечислите всю информацию, которую вы хотите включить в электронное письмо с подтверждением.
• Шаг 2: Создайте удобный для понимания макет, в котором есть место для всей информации, которую вы хотите включить. Убедитесь, что на нем есть ваш логотип и цвета.
• Шаг 3: Создайте строку темы, убедившись, что она не превышает 60 символов. Постарайтесь сделать его компактным и убедительным.
• Шаг 4: Напишите основной текст, который поможет читателю ориентироваться в электронном письме и поднимет ему настроение. Сделайте его более значимым, добавив немного индивидуальности и написав это голосом своего бренда.
• Шаг 5: Создайте призыв к действию, который побуждает читателя к действию. Это одно из немногих автоматических электронных писем, которое, как вы можете гарантировать, откроет получатель, поэтому постарайтесь извлечь из этого выгоду.

Пример электронного письма с подтверждением бронирования отеля

Автоматизация электронных писем с подтверждением бронирования отеля и многое другое с помощью Little Hotelier

Готовы повысить качество обслуживания гостей? Раскройте потенциал эффективного общения с гостями с помощью электронных писем с подтверждением от отеля, которые вовлекают, восхищают и конвертируют. Little Hotelier — это универсальная система бронирования, которая может увеличить доход отеля до 43%.

Вы можете иметь все необходимое для бронирования на собственном веб-сайте отеля, включая автоматизацию электронной почты. Существует пять различных электронных писем, которые вы можете использовать и настроить, чтобы предоставить гостям всю необходимую им информацию, включая:

• Подтверждение бронирования . Убедитесь, что гость своевременно получает информацию о бронировании после его оформления.
• Изменение бронирования – Детали подтверждения всякий раз, когда вам или гостю необходимо внести изменения в свое бронирование.
• Отмена бронирования — Уведомление, информирующее гостя об отмене бронирования.
• Сообщение перед прибытием . Сообщите гостям, когда они должны прибыть, и предложите им возможность воспользоваться вашими дополнительными предложениями.
• Сообщение после отъезда . Последующее действие, чтобы поблагодарить гостей за их пребывание и попросить оставить отзыв об их пребывании, включая отправку отзыва.

  No related posts.